Workflow-Management-System

Ihre Basis für effiziente Geschäftsprozesse,
ein Tool vom Design bis zum Monitoring

ALL-INCLUSIVE WORKFLOW-MANAGEMENT

Mit dem Workflow-Management-System, bestehend aus Workflow-Studio zum Verwalten und Administrieren der Prozesse, dem Workflow-Designer zur grafischen Gestaltung von Workflows und dem Workflow-Webportal bieten wir eine moderne umfassende Workflow Produktpalette.

Einfaches und rasches Design!

Das intuitive und logisch aufgebaute Workflow-Studio erleichtert die Eingabe erheblich. Die durchgängige graphische Darstellung, als auch der Eingabeeditor mit integrierter Logikprüfung, reduzieren die erforderlichen Eingaben auf ein Minimum. Somit sind Abfragen von z.B. SQL Datenbanken, das Einlesen von CSV Dateien oder XML-Files rasch realisiert.

Die so entwickelten Workflowdefinition können vor der Aktivierung im „Probelauf“ getestet werden. Zur weiteren Verwendbarkeit können die erstellten Workflows exportiert oder bereits verfügbare Workflows importiert werden.

Anbindung von Drittsystemen

Das Workflow-Management-System bietet eine vollumfängliche Schnittstelle zum [accantum] DMS, kann aber selbstverständlich auch als eigenständiges, unabhängiges System zum Einsatz kommen. Durch den modernen und modularen Aufbau kann das System jederzeit, durch vom Kunden selbst entwickelte Aktivitäten, rasch erweitert werden. Wie z.B.: die Anbindung der vollautomatischen Rechnungserkennung mittels KI von Blumatix .

Ihre Vorteile

  • Intuitiv und transparent
  • Effizientes WF-Design
  • Drittsysteme integrierbar
  • Skalierbar und Flexibel
  • Mandantenfähig
  • DMS unabhängig
  • Selbständig erweiterbar

FUNKTIONSPRINZIP

Eigenständig, auf Wunsch aber voll integriert!

Das Workflow-Management-System wurde auf dem letzten Stand der Technik konzipiert. Der WMS-Dienst verwendet zur Datenspeicherung eine Microsoft SQL Datenbank und stellt dem Workflow-Studio als auch dem Workflow-Portal eine Plattform für den Datenaustausch bereit.

Das Workflow-Management ist eine neue Produktreihe, welche unabhängig vom [accantum] DMS angeboten wird, aber dieses natürlich in idealerweise ergänzt und somit die im [accantum] DMS zur Verfügung stehenden Workflows um zahlreiche Funktionalitäten ergänzt.

WORKFLOW-STUDIO

Viele Aufgaben – ein Tool!

Fester Bestandteil des Workflow-Studios ist der Workflow-Designe. Der umfangreiche Werkzeugkasten für die Workflow Erstellung.

Dabei werden einzelne Aktivitäten, welche jeweils einzelne Schritte innerhalb eines Workflows ausführen, übersichtlich und logisch zusammengefasst. Somit geht auch bei komplexen Abläufen der Überblick nicht verloren.

Eine durchgängige graphische Darstellung, als auch der Eingabeeditor mit integrierter Logikprüfung, reduzieren die erforderlichen Eingaben auf ein Minimum. Somit sind Abfragen von z.B. SQL Datenbanken, das Einlesen von CSV Dateien oder XML-Files rasch realisiert.

Dokumentiert werden die einzelnen Schritte des Workflows direkt im Designer, so wird die Nachvollziehbarkeit gewährleistet und die Arbeit in Teams erleichtert.

WORKFLOW-PORTAL

Userzugriff von allen Endgeräten!

Portalaufgaben als auch Ansichten werden automatisch, anhand der Einstellungen zur Laufzeit dynamisch generiert. Das Erscheinungsbild kann ganz individuell an die Wünsche und Anforderungen angepasst werden.

Durch die integrierte Funktionalität des Delegierens, ist es Anwendern jederzeit möglich, auf neue Anforderungen zu reagieren. Auch außerhalb des vorgegebenen Ablaufs eines Workflows. Urlaubsvertretungen können, durch die User eigenständig, jederzeit im Portal erstellt oder angepasst werden. Anhand des durchgängigen Rollen- und Rechtekonzepts ist im Detail einstellbar welcher User welche Aufgaben sieht oder in Aufgaben enthaltene Dokumente einsehen oder verändern kann.

Sicher Zugriff mittels SSL Verschlüsselung und einer 2 Faktor Authentifizierung sind integrale Bestandteile.

MANDANTENFÄHIG

Sicherer SaaS Betrieb möglich!

Besonderes Augenmerk wurde bei der Entwicklung auf die durchgängige Mandantenfähigkeit gelegt. Dadurch ist “out of the box” sichergestellt, dass Daten nur von den jeweiligen Workflows des einzelnen Mandanten verwendet werden können.

Für den Zugriff stehen sowohl eine SSL Verbindung als auch eine 2 Faktor Authentifizierung zur Verfügung. Das ausgeklügelte Rechtekonzept von Benutzern und Gruppen runden die Möglichkeiten ab.

AKTIVITÄTEN

Erweiterbarkeit großgeschrieben!

Aktivitäten sind die zentralen Bausteine eines jeden Workflows. Diese steuern die Ablauflogik des jeweiligen Workflows im Detail. Das Portfolio an aktuell verfügbaren Aktivitäten reicht vom einfachen Einlesenen von .CSV, .TXT oder .XML Dateien, über das kommunizieren mit Drittsystemen wie einem SQL- oder FTP-Server oder den Aufruf eines Sub-Workflows bis hin zu einer detaillierten Fehlerbehandlung innerhalb des Workflows.

Die Möglichkeiten der PDF Verarbeitung reichen vom einfachen ausdrucken über das aufbringen von Bildern, Barcodes oder Stempeln, bis hin zur digitalen Signierung sowie der Verschlüsselung und dem anschließenden E-Mail Versand.

Beim Software-Design des Workflow-Management-Systems wurde größter Wert auf die Erweiterbarkeit gelegt. Das bedeutet, sollte eine gewünschte Aktivität nicht verfügbar sein, kann diese eigenständig durch den Kunden entwickelt und in das WMS vollständig integriert werden.

MONITORING

Mit dem Dashboard alles im Überblick!

Das Monitoring, die Überwachung der Workflowausführungen, wurde vollkommen in das WMS Studio integriert. Dabei lassen sich die dynamischen Anzeigen, ganz nach den eigenen Vorlieben, in Dashboards gruppieren. Ein einfacher Doppelklick genügt und Sie erhalten Einsicht in die einzelnen Schritte des Workflows.

Wird eine Instanz im Monitor geöffnet, werden alle zur Laufzeit erstellten Variablen, zur jeweiligen Aktivität detailliert und gruppiert dargestellt. Dies erleichtert die Nachverfolgung erheblich.

Zusätzlich kann mittels des Rollen- und Rechtekonzepts festgelegt werden, welche User Zugriff auf das Monitoring Cednter bekommen sollen.

AUSFÜHRUNGSPLAN

Automatisierung leicht gemacht!

Steuern und organisieren Sie mithilfe von Ausführungsplänen die Abarbeitung einzelner Workflows, ganz nach Ihren Wünschen und Anforderungen. Ein Ausführungsplan stellt sicher, dass eine Workflow-Instanz zu einem ganz bestimmten Zeitpunkt oder in einem benötigten Intervall automatisch und selbständig im Hintergrund ausgeführt wird.

Dadurch ist es möglich Informationen aus externen Quellen rasch und einfach als Auswahllisten syn­chro­ni­sie­rt zur Verfügung zu stellen.

Ebenso können damit alle aktiven Verträge aus dem DMS ermittelt und auf deren Laufzeitende geprüft werden. Steht eine Vertragsüberprüfung an, kann der zugewiesene User mittels Email oder Microsoft Teams benachrichtigt werden.

[accantum] DMS

Einfaches Zusammenspiel von WMS und DMS!

Das Workflow-Management-System wurde als eigenständiges, vom [accantum] DMS unabhängiges, System konzipiert und entwickelt.

Werden die beiden Systeme miteinander verbunden, erhalten Sie eine direkte und tiefgreifende Integration in das [accantum] Dokumenten-Management, gekoppelt mit allen Vorteilen des Workflow-Management-Systems.

So können z.B.: die Attribut-Auswahlliste “Lieferant” des DMS mit externen Werten aus einer Textdatei oder mittels einer Abfrage eines SQL-Servers, zyklisch abgeglichen werden.

So können Prozesse ohne Medienbrüche vollständig digitalisiert werden.

Weitere Möglichkeiten wären:

  • Dokumente stempeln
  • Dokumente in Beziehung setzen
  • Dokumente hochladen
  • Ablagevorlagen anwenden
  • u.v.m.