Erfassung / Verschlagwortung

Im Standard enthaltenes integriertes Workflow-Modul.

Dieses sorgt für automatisiert ablaufende Geschäftsprozesse und einen jederzeit reibungslosen Informationsfluss. Alle Schritte sind transparent, der Status ist jederzeit nachvollziehbar. Rechnungen werden automatisiert erfasst und deren Daten indexiert. Danach werden sie über einen digitalen standardisierten Rechnungsprüfungs-Workflow zu den entsprechenden Sachbearbeitern / Abteilungen – gemäß den Zuständigkeiten – weitergeleitet. Nach einer Prüfung erfolgt die Freigabe und ggf. eine Weiterleitung zum nächsten Bearbeiter.

Die digitale Freigabe wird über Aufgaben gesteuert!

Aufgaben können mit Wiedervorlagen versehen und Beteiligte aktiv benachrichtigt werden. Die Workflows sind frei konfigurierbar und können so individuell auf die Anforderungen des Unternehmens angepasst werden. Im Standardumfang wird der integrierte Workflow mitgeliefert, damit sind Aufgaben wie die Rechnungsprüfung innerhalb unseres DMS logisch und einfach und abbildbar.

LÖSUNGEN

Archivierung

Eingangspost

Rechnungen

E-Mail Verarbeitung

Integration

Mit der Integration und Anpassung unserer Webbasierten Software offerieren wir Unternehmen völlig neue Möglichkeiten Geschäftsprozesse zu optimieren.

Capture

ARCHIV – DMS

Sicherheit und Zugriffsschutz

Personal- und Vertragsdokumente enthalten hochsensible Daten, deren Schutz besonders wichtig ist, und deren Zugriff genau gesteuert und protokolliert werden sollte. Dies erfordert neben der korrekten Anwendung vor allem eine regelbasierende Verwaltung. Die digitale Akte schafft für das Unternehmen Transparenz über seine Dokumente und damit verbundene Informationen.

Aufgaben stellen sicher, dass kein Termin versäumt wird. Filter- und Reportfunktionalitäten ermöglichen einen schnellen Überblick. Weitere Dokumente die einem besonderen Zugriffsschutz unterliegen können individuell angelegt werden.

Welche Vorteile ergeben sich daraus?

• Archivierung unterschiedlichster Dokumente und Belege
• Preiswertes leistungsfähiges Dokumentenmanagement und Archivsystem
• Es stehen je nach Anforderung und Unternehmensgröße 5 Editionen zur Verfügung
• Regelbasierte automatische Archivierung von Dokumenten und E-Mails
• Leistungsstarke Zugriffs-/Berechtigungsverwaltung
• Der User benötigt lediglich einen Browser

E-MAIL MANAGEMENT

Effiziente E-Mail Verarbeitung

E-Mails beinhalten geschäftsrelevante Informationen. E-Mail Management ist das Zusammenspiel dieser Informationen mit den Geschäftsprozessen. Der Versand elektronischer Rechnungen nimmt stetig zu. E-Mails dienen als Transportmittel für elektronische Belege, beinhalten aber auch selbst zahlreiche Geschäftsinformationen. Ziel ist die automatisierte Verarbeitung der Rechnung und die rechtskonforme Archivierung.

Der Exchange Connector bietet über konfigurierbare Regelwerke umfangreiche Möglichkeiten zur automatisierten Verarbeitung von E-Mails. So lassen sich wichtige Inhalte gezielt und vorgangsbezogen in die laufenden Geschäftsabläufe einbeziehen.

Welche Vorteile ergeben sich daraus?

• Keine doppelte Datenhaltung von E-Mails sowie Anhängen in verschiedenen Ordnern, sondern ein zentrales Archiv
• Einfache und schnelle Suche nach beliebigen E-Mails sowie Anhängen direkt in der gewohnten Outlook oder Lotus-Notes-Oberfläche
• Keine fehleranfällige und schwer kontrollierbare Auslagerung von PST-Dateien notwendig
• E-Mail-Verwaltung in übersichtliche digitale Akten

CAPTURE – Belegerkennung

Eingangsbelege optimal erkennen

Wiederkehrende strukturierte Belege von Lieferanten, Behörden oder Dienstleistern lassen sich automatisch erkennen und ablegen. [accantum] Capture – Um die permanent anfallenden Belege, wie Lieferscheine oder Rechnungen, schnell und automatisiert zu verarbeiten, bietet [accantum] mit dem
Capture ein Modul, das diese Belege erkennt und relevante Informationen ausliest.

Die aufwändige manuelle Erfassung entfällt. Belegdaten wie Nummer, Datum oder Betrag werden automatisch „befüllt“ und stehen für die Weiterverarbeitung und Recherche zur Verfügung.

Welche Vorteile ergeben sich daraus?

• Intelligentes Auslesen von Belegen über Volltextzeichenerkennung (OCR)
• Weniger Aufwand bei der Verschlagwortung von Dokumenten
• Automatische Zuordnung gescannter Dokumente zu den entsprechenden Geschäftsfällen
• Hohe Anwenderakzeptanz durch automatisierte Verschlagwortung und Klassifizierung gescannter Dokumente nach Dokumentenkategorien
• Flexibel im Einsatz dank Anbindungsmöglichkeit beliebiger Scanhardware
• Möglichkeit der automatischen Dokumenten-Klassifizierung

DMS-WORKFLOW

Effektive Prozesssteuerung

Rechnungen können automatisiert erfasst, über einen digitalen standardisierten Rechnungsprüfungs-Workflow zu den entsprechenden Sachbearbeitern / Abteilungen weitergeleitet und entsprechend freigeben werden. Die digitale Freigabe wird über Aufgaben gesteuert.

Aufgaben können nachgehalten und Beteiligte aktiv benachrichtigt werden. Aufwände für die Rechnungserfassung sowie Durchlaufzeiten werden reduziert.

Welche Vorteile ergeben sich daraus?

• [accantum] DMS verfügt im Standard über ein Workflow-Modul zur effektiven Steuerung Ihrer Prozesse.
• Die Workflows sind frei konfigurierbar und können so individuell auf die Anforderungen des Unternehmens angepasst werden.