Digitale Akten

Mit [accantum] können digitale Akten angelegt und verwaltet werden.

Hierbei spielt die Art der digitalen Akte ein untergeordnete Rolle, da verschiedenste digitale Akten frei konfiguriert werden können. Hier ein paar Beispiele:

  • Digitale Auftragsakte zur Strukturierung und Verwaltung von Aufträgen bzw. Projekten. Ablage und Zuordnung von Auftrags-, Produktionspapieren, Protokollen und Verträgen. Ablage und Zugriff unter anderem für die Bearbeitung im Vertrieb. Kundenvideo: Auftragsakte Klafs Saunabau
  • Digitale Personalakte automatisiert fachliche Prozesse und die organisatorische Arbeit rund um Human Resources von der Bewerbung über wiederkehrende operative Tätigkeiten wie die Bearbeitung von Urlaubsanträge bis zur Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses.
  • Digitale Vertragsakte zur Verwaltung und Überwachung von Verträgen – hierbei wird besonderer Wert auf die Zugriffsrechte gelegt. Mittels Vertrags-/ Umlaufmappen können die Verträge durch verschiedene Abteilungen gesteuert werden.

 

Vorteile digitaler Akten
  • Digitale Akten stellen Dokumente und deren Beziehung zu weiteren Dokumenten / Aufgaben auf Knopfdruck zur Verfügung, das spart Zeit in den Verwaltungsprozessen.
  • Im Gegensatz zu klassischen Ablagesystemen benötigt die digitale Akte keinen Platz. Für die Archivierung wird keine wertvolle Bürofläche benötigt.
  • Moderne Dokumentensysteme ermöglichen den Zugriff auf Dokumente, Informationen und den jeweiligen Bearbeitungsstatus. Digitale Dokumente sind jederzeit verfügbar, entsprechende Berechtigungen vorausgesetzt.
  • Die sichere Aufbewahrung sensibler Geschäftsinformationen sowie entsprechender Zugriff auf diese wird durch ein detailliertes Rechtemanagement gewährleistet. So können Dokumente nur von berechtigten Personen abgerufen oder bearbeitet werden.
  • Die revisionssichere Ablage ist Voraussetzung für eine gesetzeskonforme Archivierung digitaler Dokumente. Gesetzliche Aufbewahrungs- und Löschfristen lassen sich ebenso konfigurieren wie Vorgaben der Rahmen der DSGVO.

Die Firma KLAFS ist Weltmarktführer im Bereich Sauna und Wellnessanlagen und hat mit dem [accantum] Workflow-Management-System ihre Auftragsakten digitalisiert.