Digitale Akten

Digitale Aktenverwaltung mit [accantum] DMS

Hierbei spielt die Art der digitalen Akte ein untergeordnete Rolle, da verschiedenste digitale Akten frei konfiguriert werden können. Hier ein paar Beispiele:

  • Digitale Auftragsakte zur Strukturierung und Verwaltung von Aufträgen bzw. Projekten. Ablage und Zuordnung von Auftrags-, Produktionspapieren, Protokollen und Verträgen. Ablage und Zugriff unter anderem für die Bearbeitung im Vertrieb. Kundenvideo: Auftragsakte Klafs Saunabau
  • Digitale Personalakte automatisiert fachliche Prozesse und die organisatorische Arbeit rund um Human Resources von der Bewerbung über wiederkehrende operative Tätigkeiten wie die Bearbeitung von Urlaubsanträge bis zur Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses.
  • Digitale Vertragsakte zur Verwaltung und Überwachung von Verträgen – hierbei wird besonderer Wert auf die Zugriffsrechte gelegt. Mittels Vertrags-/ Umlaufmappen können die Verträge durch verschiedene Abteilungen gesteuert werden.
  • Mit der digitalen Fahrzeugakte verwalten Sie Ihre Fahrzeugdokumente einfach und effizient. Sämtliche KFZ-Dokumente sowie Leasingfristen oder Versicherungskonditionen sind jederzeit aktuell verfügbar.  

 

Vorteile digitaler Akten
  • Digitale Akten stellen Dokumente und deren Beziehung zu weiteren Dokumenten / Aufgaben auf Knopfdruck zur Verfügung, das spart Zeit in den Verwaltungsprozessen.
  • Im Gegensatz zu klassischen Ablagesystemen benötigt die digitale Akte keinen Platz. Für die Archivierung wird keine wertvolle Bürofläche benötigt.
  • Moderne Dokumentensysteme ermöglichen den Zugriff auf Dokumente, Informationen und den jeweiligen Bearbeitungsstatus. Digitale Dokumente sind jederzeit verfügbar, entsprechende Berechtigungen vorausgesetzt.
  • Die sichere Aufbewahrung sensibler Geschäftsinformationen sowie entsprechender Zugriff auf diese wird durch ein detailliertes Rechtemanagement gewährleistet. So können Dokumente nur von berechtigten Personen abgerufen oder bearbeitet werden.
  • Die revisionssichere Ablage ist Voraussetzung für eine gesetzeskonforme Archivierung digitaler Dokumente. Gesetzliche Aufbewahrungs- und Löschfristen lassen sich ebenso konfigurieren wie Vorgaben der Rahmen der DSGVO.

Franz Aircraft übernimmt den Vertrieb und die Wartung von ROTAX Flugmotoren. Die FRANZ Gruppe möchte auftragsbezogenen Belege digital verarbeiten und archivieren. Sämtliche Arbeitsberichte mit zugehörigen Unterlagen sollen digital abgelegt und bevorratet werden

Durch den Einsatz dieser Lösung hat sich die Produktivität wesentlich verbessert, da nun alle Dokumente zentral elektronisch vorliegen. Im Vergleich zur früheren Arbeitsweise mit  langen Wegen und viel Arbeitszeit für Belegbearbeitung und Recherche erzielen wir Einsparungen an direkten und indirekten Kosten. Die Steuerprüfung war problemlos und einfach vorbereitet.

Aida Franz

Geschäftsführerin, Franz Aircraft