Grundlegend eine Software für die sichere Archivierung von digitalisierten (Scan) und digitalen Dokumenten.
Ergänzend zur Aufbewahrung der Dokumente werden diese zum leichteren Wiederauffinden mit Index- oder Metadaten versehen.
Erweiterter Funktionsumfang über das Ablegen und Finden von Dokumenten hinaus, hierzu gehören beispielsweise:

• Optical Character Regocnition (OCR)
  Volltextindex / Records Management (Schriftgut und Ablageverwaltung)
• Hinzufügen von Anhängen, Stempeln und Notizen
• Verlinkung zu anderen Dokumenten oder Datensätzen
• Umfangreiches Berechtigungskonzept bis auf Dokumentenebene

Ein DMS ist viel mehr als "nur" ein digitales Archiv, auch wenn die elektronische Archivierung natürlich nach wie vor eine der Kernkompetenzen eines Dokumentenmanagement-Systems ist.

Besteht aus verschiedenen technischen Komponenten. Die Basis bildet das klassische Dokumentenmanagement.
Dieses wird ergänzt um zentrale Funktionen für die Zusammenarbeit (Collaboration), die Anbindung von Web-Content (Intranet) sowie die Automatisierung von Geschäftsprozessen (Workflow / Prozess Management).
Neben den zentralen Funktionalitäten zählen weitere angrenzende Bereiche wie die Erfassung (Capture), Speicherung (Store) und Verteilung/Ausgabe (Deliver) mit zum ECM.