Dokumentenmanagement

Effizienz für Ihre Dokumente und Geschäftsprozesse

Dokumentenmanagement strukturiert Informationen. Alle Prozesse zwischen, Unternehmen, deren Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten und sonstigen Geschäftspartnern, sind über das Dokumenten-Management digital automatisier- und abbildbar.
Es verschlankt und vereinfacht die Organisation wichtiger Dokumente/Informationen. Die Optimierung von Arbeitsabläufen durch digitale Prozesse beginnt bei automatisch erfassten, verarbeiteten und abgelegten Belegen, wie dem Rechnungseingang bzw. -prüfung.
Die Effizienz im Dokumentenmanagement reicht von der automatischen Kontrolle und Steuerung des Belegflusses über die schnelle und sichere Verfügbarkeit bis hin zum Datenaustausch mit Drittsystemen, wie beispielsweise ERP, CRM oder DATEV.

Effiziente und transparente Prozesse etablieren und die Kompatibilität mit externen Geschäftspartnern sicherstellen – das wird in modernen Unternehmen immer wichtiger. Die richtige Information zur richtigen Zeit in gewünschter Form am richtigen Ort ist das Ziel.
Unsere bewährte webbasierte Dokumenten- und Archivlösung [accantum] ermöglicht es, Belege automatisiert zu verarbeiten und die Transparenz zu erhöhen. [accantum] optimiert Dokumentenprozesse, archiviert Daten sowie E-Mails und alle anderen geschäftsrelevanten, aufbewahrungspflichtigen Dokumente gesetzeskonform und revisionssicher.
Leistungsfähige Schrifterkennungsverfahren (OCR) machen die digitalisierten Dokumente direkt durchsuchbar. So ersetzt unser Dokumentenmanagementsystem (DMS) nicht nur das Papier durch digitale Daten. Vielmehr verwandelt es alle in Ihrem Unternehmen anfallenden Dokumente in wertvolle Informationen, die jederzeit auf Knopfdruck durch entsprechende Indexierung/Verschlagwortung zur Verfügung stehen.
[accantum] indexiert archivierte Dokumente automatisch, in Kombination mit seiner leistungsfähigen Suchfunktion finden Mitarbeiter sekundenschnell die benötigten Auskünfte. Vertraute papierbasierte Prozesse können Schritt für Schritt angepasst, digitalisiert und automatisiert werden. Ihre Mitarbeiter können so nach und nach die Vorteile der digitalen Verarbeitung in ihren Arbeitsalltag integrieren und gewohnte Abläufe – zunächst – beibehalten. Das erleichtert die Akzeptanz.
Unser modernes DMS sorgt dafür, dass alle Dokumente in digitaler Form vorliegen und ohne Medienbrüche verfügbar sind. Es stellt sicher, dass berechtigte Personen – und nur diese – sofort darauf zugreifen können. Dies ermöglicht einen schnellen und reibungslosen Informationsfluss und den Aufbau effizienter Prozesse.

Nachfolgend zwei Beispiele
Dokument Bearbeitung / Verschlagwortung
Die integrierte OCR / Capture ermöglicht die automatische Befüllung von Attributen. Attribute können frei definiert werden.
Arbeiten mit Stempel und Notizen
Fügen Sie Stempel und Notizen hinzu. Positionen können mit Kostenstellen etc. versehen oder einfach „abgehakt“ werden.

[accantum] verfügt im Standard über ein integriertes Workflow-Modul zur effektiven Steuerung von Dokumenten und Prozessen. Dieses sorgt für automatisiert ablaufende Geschäftsprozesse und einen jederzeit reibungslosen Informationsfluss. Alle Schritte sind transparent, der Status ist jederzeit nachvollziehbar.
Rechnungen werden automatisiert erfasst und deren Daten indexiert. Danach werden sie über einen digitalen standardisierten Rechnungsprüfungs-Workflow zu den entsprechenden Sachbearbeitern / Abteilungen – gemäß den Zuständigkeiten – weitergeleitet und entsprechend freigeben. Die digitale Freigabe wird über Aufgaben gesteuert. Aufgaben können nachgehalten und Beteiligte aktiv benachrichtigt werden. Die Workflows sind frei konfigurierbar und können so individuell auf die Anforderungen des Unternehmens angepasst werden.

Im Standardumfang von [accantum] wird der integrierte Workflow mitgeliefert, damit sind Aufgaben wie die Rechnungsprüfung innerhalb unseres Dokumenten Management Systems einfach abbildbar.