Email Management

Sie würden sich gerne keine Sorgen mehr um Ihre Emails machen?

Im Geschäftsleben — wie auch privat — ist der Emailverkehr heute unverzichtbar. Entsprechend viele wichtige Vereinbarungen und Informationen ruhen in Posteingängen, in persönlichen Ordnern und sind dort weder zugänglich, noch können sie gesichert & archiviert werden.

Nach den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)" müssen steuerrelevante Emails über einen Zeitraum von bis zu zehn Jahren aufbewahrt werden.

Mit dem Exchange Connector werden ein– und ausgehende Emails direkt am Mailserver revisionssicher archiviert. Bei der automatischen, regelbasierten Email- Archivierung von [accantum] können alle Emails „direkt beim Eingang" archiviert werden. Über Parameter wird entschieden, wie und für welche Emails diese Archivierung erfolgen soll.

Einzelne Emails oder Email-Ordnerstrukturen können direkt aus Outlook/Exchange oder anderen Email-Systemen wie Lotus Notes heraus archiviert werden.

Email Archivierung

In der heutigen Zeit fallen Unmengen von Emails an, die teils hochwichtige und geschäftsrelevante Informationen und Vereinbarungen enthalten. Aber häufig schlummern sie in persönlichen Postfächern und sind dort für das Unternehmen weder zugänglich, noch können sie gesichert und archiviert werden. Nach der GDPdU sind Unternehmen jedoch verpflichtet, steuerrelevante Emails unverändert bis zu 10 Jahren zu archivieren.

Eine Email-Archivierung ist somit nicht nur aus betriebswirtschaftlichen Gründen sinnvoll, sondern auch aus rechtlichen Gründen unverzichtbar. Mit der automatischen regelbasierten Email-Archivierung von [accantum] werden Emails bereits unmittelbar beim Eingang archiviert. Sie werden im Orginal MSG/EML-Format gespeichert, so dass sie auch zukünftig problemlos lesbar sind. Ebenso werden ausgehende Mails automatisiert archiviert.

Daneben ist selbstverständlich die Archivierung einzelner Mails oder Email-Ordnerstrukturen möglich.

Wir entwickeln für Ihr Unternehmen und Ihre spezifischen Email - Archivierungsanforderungen die optimale Email - Archivierungslösung.

Die [accantum] Email-Archivierung fügt sich problemlos in die Benutzeroberfläche ein und gewährleistet eine schnelle und einfache Einführung.

Emails manuell archivieren
Anwender können einzelne Emails oder ganze Email-Ordnerstrukturen archivieren.
Emails automatisiert archivieren
über regelbasierte Einstellungen, die flexibel an Ihr Unternehmen angepasst werden, werden empfangene und gesendete Emails unmittelbar beim Ein- und Ausgang archiviert.
Zugriff auf archivierte Emails
Archivierte Emails können, die passende Berechtigung vorausgesetzt aufgerufen werden. Der Abruf aus dem Archiv ist für den Endbenutzer transparent. Die Benutzer können die Emails bearbeiten, weiterleiten, in andere Ordner speichern etc.
Umfassende Suche
unsere leistungsstarken Suchfunktionen umfassen vielfältige Möglichkeiten zur Suche archivierter Emails
Lesbarkeit
durch einen eigenen Email Viewer ist die Lesbarkeit auch noch nach Jahren sichergestellt.

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