Accantum Dokumenten-/ Archivlösung

[accantum] - die modulare, flexible Dokumenten- und Archivierungslösung, die mit den Kundenanforderungen wächst. Preiswerte Lösung in Anschaffung & Betrieb auch für kleinere Unternehmen. Webbasierte Lösung, einfach per Browser auf unterschiedlichen Clients zu bedienen. Geschäftsprozesse automatisieren - Kostensenkung in der Dokumentenverwaltung.

[accantum]

ist die moderne Dokumenten– und Archivlösung mit einem großen Leistungsspektrum und vielfältigen Zusatzlösungen.

Der modulare Aufbau trägt den unterschiedlichsten Kundenanforderungen Rechnung. Die zentrale Konfiguration des Systems sowie WebServices (API) schaffen Freiräume und Flexibilität im Umgang mit dem System.

Der rein webbasierte Ansatz ermöglicht die Nutzung von [accantum] mittels Browser auf unterschiedlichsten Systemen. Der Aufwand für Softwareverteilung und –pflege ist minimal, da [accantum] zentral auf einem Server installiert wird.

[accantum] verfügt über alle Funktionalitäten für eine integrierte Speicherung und Abfrage der unterschiedlichsten Dokumente und Belege und ermöglicht die unternehmensweite, sichere Archivierung.

Durch die moderne webbasierte Philosophie (.NET Technologie) lassen sich im Unternehmen vorhandene Dokumente und Informationen auf einfache Weise nach frei definierbaren Kategorien/Attributen speichern, verteilen und jederzeit ortsunabhängig abrufen.
Accantum Archiv server
Alle [accantum] Benutzer erhalten einen gesicherten Zugriff auf die zentral vorliegenden Dokumente gemäß ihrer Berechtigungen.
Mehrstufige Sicherheitsmechanismen und individuell konfigurierbare Rechtestrukturen erlauben eine zielgerichtete Steuerung des Dokumentenflusses im Unternehmen und – wenn gewünscht – über dessen Grenzen hinaus.
Accantum Archivserver Web
Die automatisierte Bearbeitung von Belegen, wie der Posteingänge, ist mit der integrierten Volltexterkennung möglich. Mit Zusatzmodulen können Belegdaten validiert (Drittsysteme) und Folgeprozesse (Rechnungsfreigabe) veranlasst werden.

Der leistungsfähigen, prozessorientierten Dokumentenverarbeitung kommt besondere Bedeutung zu, da diese Geschäftsvorgänge optimiert und aktiv zur Kostensenkung in Unternehmen beiträgt. [accantum] bietet ausgezeichnete Konfigurations– und Integrationsmöglichkeiten für die Realisierung verschiedenster Kundenanforderungen an.

Connectoren sorgen für die reibungslose Einbindung in bekannte betriebswirtschaftliche Anwendungen.

Keyfacts Accantum Archivsystem (ACC): 

  • Speicherung und Abfrage/Archivierung der unterschiedlichsten Dokumente und Belege
  • Schlankes, preiswertes und leistungsfähiges elektronisches Archiv-, Ablage– und Dokumentenverwaltungssystem
  • Regelbasierte automat. Archivierung von Belegen
  • Leistungsstarke Zugriffs-/Berechtigungsverwaltung
  • Browseranwendung (unterschiedliche Clients)

Systemvoraussetzungen:

  • Microsoft Windows Server 2003/2008
  • Microsoft Outlook/Exchange 2003/2007 (Email Archivierung)
  • Microsoft SQL Datenbank 2005/2008 (auch Express Edition)

Archiv-Server

Start mit allem

Posteingang

Folgendes Bild zeigt Ihre Posteingangsliste mit wichtigen Informationen. Zunächst erkennen Sie am Symbol, um welche Dokumentenart es sich handelt, wann und von wo das Dokument eingegangen ist und aus wie vielen Seiten es besteht. Im Betreff steht normalerweise der Dokumentenname bzw. was mit diesem Dokument geschehen soll. Der letzte Bearbeiter des Dokuments sowie der Dokumentenstatus (z.B. "in Bearbeitung") ist ebenfalls sofort ersichtlich. Durch Klick auf das Dokument wird dieses samt zugehöriger Informationen für die Bearbeitung/Ablage geöffnet.

Posteingang

Archivablage

In der Dokumentenablage haben Sie alle Seiten des Dokuments im Überblick. In den Dokumenteneigenschaften können Sie noch wichtige Informationen, wie Aufbewahrungsfrist, Dokumentenkategorie (z.B. "Eingangsrechnung") sowie selbstdefinierte Werte hinterlegen, bevor Sie über den Strukturbaum den Ablageort des Dokumentes auswählen. Die Zuordnung dieser Informationen kann auch automatisiert, z.B. aus Ihrer Warenwirtschaft oder aus dem Email-System, übernommen werden.

Dokumentablage

 

Dokumentenanhänge

Mit dem Archivsystem legen Sie den Grundstein für eine unternehmensweite Informationsplattform. Neben herkömmlichen Dokumenten können Sie auch Fotos und Zeichnungen revisionssicher archivieren. Diese Dokumente werden ergänzend zum Originalformat automatisch in einem von der Anwendung unabhängigen, normierten und somit Langzeit-verfügbaren Format (z.B. TIFF) abgelegt.

accantum Email

Suche

Sie recherchieren bei uns so einfach wie Sie „googeln" ! Geben Sie ein oder mehrere Begriffe in das Suchfeld ein und Sie erhalten in der bekannten Listform die gefundenen Dokumente jeglicher Art. Die Seiten des Dokumentes, in denen der von Ihnen gewünschte Suchbegriff (Text, Betrag, Datum ...) gefunden wurde, ist mit einer Lupe markiert. „Zoomen" Sie sich rein und springen Sie direkt von einem Suchtreffer zum Nächsten.
Komplette Suche
[accantum] ist die webbasierte revisionssichere Langzeitarchivierung beliebiger Dokumente und Emails. Im folgenden zeigen wir Ihnen Screenshots, mit denen wir die Arbeitweise von [accantum] darstellen.

Startbildschirm

Nach der Anmeldung in [accantum] erscheint folgender Startbildschirm: Im Hauptfenster sehen sie am „verschlossenen Briefumschlag", dass 13 Dokumente in Ihrem Posteingang vorliegen. Mit einem Klick auf den Aktenschrank gelangen Sie direkt in den für Sie zugänglichen Archivbereich. Die Wiedervorlageliste darunter zeigt Ihnen die zur Bearbeitung anstehenden Dokumente an. Links finden Sie Ihre personalisierte Menüleiste mit der Sucheingabe darunter.
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