Dokumenten-Management-System

Dokumentenprozesse optimieren und automatisieren,
effizient und nachhaltig!

Effizienz für Ihre Dokumente und Geschäftsprozesse durch Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement strukturiert Informationen. Alle Prozesse zwischen, Unternehmen, deren Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten und sonstigen Geschäftspartnern, sind über das Dokumenten-Management digital automatisier- und abbildbar.
Es verschlankt und vereinfacht die Organisation wichtiger Dokumente/Informationen. Die Optimierung von Arbeitsabläufen durch digitale Prozesse beginnt bei automatisch erfassten, verarbeiteten und abgelegten Belegen, wie dem Rechnungseingang bzw. -prüfung.

Intelligente Ablage Dokumente automatisch erkennen, kategorisieren, verarbeiten und kontextbezogen ablegen.

Effiziente Suche mittels der Suchengine und Suchfiltern können Sie nach verschiedensten Kriterien recherchieren.

Gesetzeskonforme Archivierung um Dokumente Vollständig, Nachvollziehbar und Unveränderbar revisionssicher aufzubewahren.

Die Effizienz im Dokumentenmanagement reicht von der automatischen Kontrolle und Steuerung des Belegflusses über die schnelle und sichere Verfügbarkeit bis hin zum Datenaustausch mit Drittsystemen, wie beispielsweise ERP, CRM oder DATEV.

Effiziente und transparente Prozesse etablieren und die Kompatibilität mit externen Geschäftspartnern sicherstellen – das wird in modernen Unternehmen immer wichtiger. Die richtige Information zur richtigen Zeit in gewünschter Form am richtigen Ort ist das Ziel.

Unsere bewährte webbasierte Dokumenten- und Archivlösung [accantum] ermöglicht es, Belege automatisiert zu verarbeiten und die Transparenz zu erhöhen. [accantum] optimiert Dokumentenprozesse, archiviert Daten sowie E-Mails und alle anderen geschäftsrelevanten, aufbewahrungspflichtigen Dokumente gesetzeskonform und revisionssicher.

Leistungsfähige Schrifterkennungsverfahren (OCR) machen die digitalisierten Dokumente direkt durchsuchbar. So ersetzt unser Dokumentenmanagementsystem (DMS) nicht nur das Papier durch digitale Daten. Vielmehr verwandelt es alle in Ihrem Unternehmen anfallenden Dokumente in wertvolle Informationen, die jederzeit auf Knopfdruck durch entsprechende Indexierung/Verschlagwortung zur Verfügung stehen.

[accantum] indexiert archivierte Dokumente automatisch, in Kombination mit seiner leistungsfähigen Suchfunktion finden Mitarbeiter sekundenschnell die benötigten Auskünfte. Ihre Mitarbeiter können so nach und nach die Vorteile der digitalen Verarbeitung in ihren Arbeitsalltag integrieren und gewohnte Abläufe – zunächst – beibehalten. Das erleichtert die Akzeptanz.

Unser modernes DMS sorgt dafür, dass alle Dokumente in digitaler Form vorliegen und ohne Medienbrüche verfügbar sind. Es stellt sicher, dass berechtigte Personen – und nur diese – sofort darauf zugreifen können. Dies ermöglicht einen schnellen und reibungslosen Informationsfluss und den Aufbau effizienter Prozesse.

Der Mittelstand lebt von Individualität und Flexibilität. Diesem Anspruch werden wir insbesondere durch die Konfigurierbarkeit und individuelle Programmierbarkeit gerecht. Gleichzeitig halten wir uns konsequent an Standards. So kann die Betreuung von Ihren IT-Fachleuten nach einer überschaubaren Implementierungszeit übernommen werden.

Die Nutzung durch Ihre Mitarbeiter ist mit geringem Schulungsaufwand dank der intuitiven Anwendung möglich. Die Unternehmensgröße spielt hierbei keine Rolle, unser DMS kommt bei kleinen wie großen Unternehmen zum Einsatz:

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Unternehmen bis 20 Mitarbeiter

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Unternehmen bis 500 Mitarbeiter

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Unternehmen über 500 Mitarbeiter

Unser Portfolio
  • Dokumentenmanagement
  • OCR – automatische Texterkennung / Indexierung
  • Capture – automatische Belegerkennung
  • E-Mail-Management Outlook / Exchange (POP3)
  • Integration Microsoft Office, CRM & ERP-Systeme
  • Prozessmanagement / Workflow
  • Gesetzeskonforme, revisionssichere Archivierung
  • Software– und Appliance-Editionen
Ihre Vorteile
  • Mehr Transparenz
  • Eindeutige Abläufe
  • Automatisierte Prozesse
  • Konsistente Datenhaltung
  • Höhere Effizienz
  • Geringere Kosten
  • Größere Wettbewerbsfähigkeit